社内で障害者手帳を持っているのか把握するための方法

社内で障害者手帳を持っているのか把握するための方法

2021年01月16日 | 企業の障害者雇用

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障害者雇用が未達成の場合、新たに障害者雇用をすることを考えることも大切ですが、社内に障害者であると思われる社員がいる場合には、社内でまず該当者がいるかどうかを確認してみたいと思われるかもしれません。

しかし、プライバシーに関わる内容のため、どのように確認したらよいのか、進め方などで悩んでいる場合あるでしょう。ここでは、社員に障害者手帳を持っているのかを把握するためにどのような手続きを取ればよいのかについて見ていきます。

社内で障害者手帳を持っているのか把握するための方法

働いている社員に、障害者手帳の把握・確認を行う場合には、雇用する社員全員に対して、画一的な手段で申告を呼びかけることが原則とされています。

適切な呼びかけの方法としてあげられている事例、不適切な事例は、次のようなものです。

呼びかけ方法として適切な例

・社員全員が社内 LAN を使用できる環境を整備し、社内 LAN の掲示板に掲載する、または社員全員に対して一斉にメールを配信する。
・社員全員に対して、チラシ、社内報等を配布する。
・社員全員に対する回覧板に記載する。

呼びかけの例として不適切な例

・社員全員が社内 LAN を使用できる環境にない場合において、社員全員に対してメー
を配信する。
・障害者と思われる社員のいる部署に対してのみチラシを配布する。

基本的には、全員に対して同じ方法で照会しますが、例外的に、個人を特定して行なうこともできます。どのような場合に、例外的な方法が適用されるのかについて見ていきます。

個人を特定して照会を行うことができる場合

障害者である社員本人が、職場において障害者の雇用を支援するための公的制度や社内制度の活用を求めて、企業に対し自発的に提供した情報を理由とする場合は、個人を特定して障害者手帳等の所持を照会することができます。

照会を行う理由として適切な例

・公的な職業リハビリテーションサービスを利用したい旨の申出があった。
・企業が行う障害者就労支援策を利用したい旨の申出があった。

復職支援制度の利用の申出を理由に照会を行おうとする場合は、あらかじめ本人の復職支援を担当している医師の意見を聞くとよいでしょう。

照会を行う理由として不適切な例

・健康等について、部下が上司に対して個人的に相談した内容
・上司や職場の同僚の受けた印象や職場における風評
・企業内診療所における診療の結果
・健康診断の結果
・健康保険組合のレセプト

個別の状況によっては照会を行う理由として不適切な場合があり得る例

・所得税の障害者控除を行うために提出された書類
・病欠・休職の際に提出された医師の診断書
・傷病手当金(健康保険)の請求に当たって事業主が証明を行った場合

社員本人の障害の受容の状況や病状等によっては、これらの情報をもとに照会を行うこと自体が、本人の意に反するようなケースが考えられる場合があります。照会を行うことが適切かどうかの見極めについては、企業において個別ケースごとに慎重に行う必要があるでしょう。

企業において本人の障害の受容の状況や病状等を熟知している専門家(保健医療関係者、産業医など)がいるときは、事前に相談などをして、照会を行うことが適切かどうかを判断することをおすすめします。

確認手続のポイントとは

申告を呼びかける際には、障害者雇用状況の報告等のために用いるという利用目的等の事項を明示することが求められています。本人に明示する事柄は、次の点です。

本人に対して明示する利用目的等の事項

・利用目的(障害者雇用状況の報告、障害者雇用納付金の申告、障害者雇用調整金または報奨金の申請のために用いること)
・利用目的の報告等に必要な個人情報の内容
・取得した個人情報は、原則として毎年度利用するものであること
・利用目的の達成に必要な範囲内で、障害等級の変更や精神障害者保健福祉手帳の有効期限等について確認を行う場合があること
・ 障害者手帳を返却した場合や、障害等級の変更があった場合は、その旨人事担当者まで申し出てほしいこと
・特例子会社または関係会社の場合、取得した情報を親事業主に提供すること

また、障害者本人に対する公的支援策や企業の支援策について、あわせて伝えることが望まれています。

照会に当たって注意すべきこと

障害者雇用状況の報告等以外の目的で、社員から障害に関する個人情報を取得する際に、あわせて障害者雇用状況の報告等のための情報としても同意を取ることはしないように求められています。つまり、障害者雇用の目的のための情報だと認識できる形で、手順を踏んで同意を得ることが必要だということです。

例えば、障害者雇用状況の報告等のために用いるという利用目的が、他の多くの事項が記載された文書の中に記載されている場合、社員がその部分に気付かない可能性も考えられます。

このように利用目的が記載された部分がすぐに判断できない書面を手渡す場合には、社員本人が、情報の利用目的及び利用方法を理解したうえで同意を行うことができるよう別途説明を行うなどの配慮を行うことが薦められています。

また、照会は、企業において障害者雇用状況の報告等を担当する人事担当者 から直接本人に対して行うことが望まれます。 照会に対して、障害者手帳等の所持を否定した場合や、照会に対する回答を拒 否した場合に、回答するよう繰り返し迫ったり、障害者手帳等の取得を強要しないようにします。

把握・確認に当たっての禁忌事項

把握・確認に当たって、次の事項は、行ってはならないことです。

・利用目的の達成に必要のない情報の取得を行ってはいけません。
・社員本人の意思に反して、障害者である旨の申告または手帳の取得を強要してはいけません。
・障害者である旨の申告または手帳の取得を拒んだことにより、解雇その他の不利益な取扱いをしないようにしなければいけません。
・正当な理由無く、特定の個人を名指しして情報収集の対象としてはいけません。
・産業医等医療関係者や企業において健康情報を取り扱う者は、障害者雇用状況の報告、障害者雇用納付金の申告、障害者雇用調整金または報奨金の申請の担当者から、社員の障害に関する問い合わせを受けた場合、本人の同意を得ずに、情報の提供を行ってはいけません。



いつ、周知したらよいのか

多くの企業では、年末調整の扶養控除申告書で、障害者手帳の有無を確認しています。そのため、年末調整の案内と一緒に障害者雇用情報把握の依頼をだして、周知をはかることが多いようです。その他の機会としては、企業が障害者雇用を進めるときに全社的に案内を出す場合や、障害者雇用の研修などをするときにも、周知をはかることができるかもしれません。

人事担当者が、社員の障害者手帳所持に関して把握できる場面としては、住民税の通知からわかるケースもあります。ただ、住民税の通知で確認できたとしても、本人が扶養控除移動申告書に記載してこなかったり、手帳の写しを添付しない場合には、自分の意思で会社に申し出ていないことを尊重し、毎月の給与や年末調整での所得税控除には反映させないと判断していることが多いようです。

新たに障害者として雇用する場合には、ご本人がオープンにしていることから把握しやすくなっていますが、すでに働いている社員の場合には、プライバシーにかかわる点を考慮しながら進めることが大切です。

まとめ

障害者雇用が未達成の場合、新たに障害者雇用をする前に、社内でまず該当者がいるかどうかを確認してみたいと思う時に、どのように社内で進めていけばよいのかについて見てきました。

すでに在籍している社員に声をかける場合には、本人が開示したくないと考えているケースもあります。他の資料等で障害者であることや、手帳を持っていることがわかったとしても、プライバシーに関わる内容のため、慎重に物事を進めることが大切です。

基本的には、全社員に呼びかける方法を取り、個別の対応となるときには、産業医などの専門家のアドバイスを受けながらおこなうとよいでしょう。

厚生労働省から、声をかけるときの注意点として、ガイドラインが示されていますので、参考にしてください。

プライバシーに配慮した障害者の把握・確認ガイドラインの概要(厚生労働省)

参考

発達障害かもしれない・・・と思ったときの専門医の受診方法

障害者手帳を持っていない発達障害者や難病の雇用で活用できる助成金

精神障害者を雇用するときに知っておきたい主治医の意見書の取扱い方法

障害者雇用を行うときに、障害者手帳の確認はどのように行えばよいのか

社内に障害者がいるかどうかを確認したいときに行う手順とは?

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