コロナ禍になり、テレワークという働き方が広く社会にも受け入れられるようになりました。一方で、テレワークの業務管理やマネジメントが難しいと感じている企業やマネジメント層も少なくありません。株式会社リモシア代表取締役社長の張 毅強氏は、テレワークでも自律的な働き方や組織を作ることをが可能であると考え、それをサポートするツールを開発されています。
前編では、どのような経緯でツール開発に至ったのか、また、テレワークという働き方の中で評価をするに当たり活用できるのかについてお聞きしました。後編では、リモシアを活用してどのようにマネジメントに活かせるのか、組織として情報共有できるのかについてお聞きしていきます。
業務管理やマネジメントにも活用できるツール
Q：お話を聞いていると、リモシアはテレワークだけではなく、普通の業務管理やマネジメントでも活用できそうですね。
A：リモシアは、テレワークでももちろん活用していただくことができますが、実はテレワークかどうかは、あまり重視していません。従来でも同じ職場の中にいて、隣の人が何を考えていて、何をやっているのかは、あまりわからないことがありました。会社に行っても、直属の上司に報告することはしますが、その報連相だけで十分と思っているので、意外と横の繋がりはないんです。また、口頭のやり取りはあっても、記録としては残っていないことがほとんどです。
むしろテレワークになって、多少一部は文字でのやり取りが必要になって、それが第三者からでもわかるので、コミュニケーションが取りやすい、情報連携しやすくなっているという部分もあると感じるくらいです。
Q：確かに上司の考えや声をかけるタイミングとかによって評価が変わることはありますよね。だからこそ360度評価などもありますけれど、やはり表面的なもので評価されることが多いような感じがしますね。逆に言うと、リモシアを使うことで、その辺の客観的な評価に繋がる材料が得られるということに繋がりそうですね。
A：360度評価は、上から下からと評価されるわけですが、結局こういった評価は定性的な評価になりがちです。定量の部分は、せいぜい5点満点の5とか3とかいうものです。逆に下からの評価で3点だったときにどう改善すればよいのかは、実はなかなかわかりにくい。人とのコミュニケーションがあまり取れていないと言われても、なんとなくはわかるんだけれど、じゃあメールしよう、電話をしようみたいになってしまいがちです。事実が見えてこないんですよね。これが従来の評価でした。もちろんいい仕組みではあるものの、足りていないところもあります。
管理ツールでは終わらせない、自律的な働き方をサポート
Q：確かに評価は、上司の裁量や運なども関係することがありますよね。特に賞与などと紐づいていたりすると相対的な評価をしますので、個人が成果を上げた、頑張ったからと言って、必ずしもそれが評価に繋がるとは限らないこともありますね。でも、リモシアを活用することで個人の成長が実感できそうですね。
A：はい、そうなんです。私がリモシアに期待しているものは、管理ツールという側面があるものの、一方的に他人から管理されるツールではなく、自分のことを自分で管理するツールでもあるということです。自分の仕事を可視化して、それをもとに効率化や仕事の仕方を振り返る。そうすることで、例えば評価が低かったとしても自分の中でスキルが上がってきたとか、会社には直接の評価としてはつながらなかったけれど、自分の中で成長を感じたということがわかるようになります。
組織にいれば頑張ったことが評価に直接つながらないこともありますが、それでも自分のやり方が1年前と比べて、あのときはこういうことで苦労していたけれど、今はそんなに難しく感じないで回せているというような自分で成長を感じてもらうツールという面も一つの狙いになっています。
一方で、現実的な問題として、やはり評価を受けないとモチベーションが上がらないという面もあります。例えば、上司とコミュニケーションがあまりうまくいっていない場合、部下は自分の評価が低いのか納得がいかない場合もあるでしょう。でも、上司は部下が不満に感じていることを理解できないこともあります。
そして、部下からも「私はあの時、あのことは結構頑張っているのに・・・」という訴えはあるものの、「でも、あの時っていつ？あのことって何？」って聞くと、明確に答えられないことが多い。それで、私が今イメージしているのは、１to１の面談のときに、上司も部下も仕事に関する同じ情報（リモシアの記録）を見て、事実を見ながら話ができると全然違ったものになってくると思います。
課題を可視化できると、問題解決につながる
Q：当たり前ですけれど、上司の立場から見るのと部下の立場から見るのでは違いますよね。そこを同じものを見ながら話し合えるというのはいいですね。
A：以前、私がマネージャーをやっていた時にスキル的に低いメンバーがいました。私も教育や指導するんですけれど、なかなか成長しない。私がそのことを上司に報告すると、逆に怒られるんですね。美点凝視（相手の長所や徳性を意識的に注視する）とか、人は誉めて育てることを大事にしている会社だったこともありますし、それは私のマネジメントの問題だとか、教育できない人間はいないとか・・・。そして、結論は私のマネジメントのやり方が悪いって話になります。そう言われると、「そういうところもあるよな～」とは思うところもあるんですが、結局、いくら何をやっても変わりませんでした。
そのうちにこの上司が役職定年になり、私の近くの現場で仕事をすることになりました。そして、一緒にあの部下と仕事をするようになったんです。そうしたら何ヶ月か後に、元上司から「やっとあなたの言ってきたことが理解できた。」と言われました。
今、改めてそれを振り返ってみると、上司からみると、その時私は印象で部下の評価をしていると思われていたので、納得されなかったんですよね。でも、あの時に何かしらの裏付けとして、困った事実の内容を断片的にでもいいので、何か情報を持っていったのであれば、もう少し理解してもらえたのではないかと思っています。
Q：マネジメントに当たっていると、マネジメントをもっと頑張れと言われますが、それで解決できないこともありますね。何らかの情報があると、なぜ、その仕事がうまく進まないのか、進め方が悪いのか、またはその仕事が向いているのか、そもそもの適性があるのかどうかということを踏まえて話ができるのかは、全然対応が違ってきますね。
A：その時のできない部下の役割は、プロジェクトマネジャーでした。そのプロジェクトを推進する仕事をやっているのに、そこができていなかったのです。他の仕事ぶりを見ていると、コツコツと仕事を進められるし、誰もがこの人プロジェクトリーダーを任せても大丈夫と見ていました。私もそれなりにいろんな人を見てきた中で、そう思って任せたんです。でも、実際には難しかった。プロジェクトを回していく立場なのに、全て自分の頭の中で抱えていて、周囲に回すことができない。そうすると、彼が止まると、全員の仕事が止まってしまうんです。
今、考えてみると、彼の頭の中や考え方を文字として見えていたら、「プロジェクトマネージャーとはこういう役割だから、こういう風に仕事をするんだよ。」っていうアドバイスができたかもしれないし、もしかしたら彼も私も悩まずに済むかもしれない。また、うまくできていない情報を私や私の上司とも共有できていたのであれば、ちょっと役割を変えたほうがいいとかになったかもしれないなと思いますね。
組織が自走できる仕組みづくりをサポートする特徴とは？
Q：なるほど、テレワークだけに限らず、仕事を可視化する上でも活用できそうですね。リモシアは組織が自走できる仕組みづくりに役立つということですが、どんな機能やツールがあるのでしょうか。
A：今までの部分と少し話がかぶるところもありますが、リモシアというツールは自律性を維持するための環境づくりに役立てたいという想いがあります。このツールを使いこなして、ツールを使うことで自律性や自主性をあげてほしいと考えています。社員は内発的なモチベーション向上へ繋げ、マネジャーにとっては管理せずに管理できるという環境を作れるということです。そして、これらを実現することで自走型の組織を作りやすくなります。
それを支援するための機能としては、大きく２つの特徴があります。１つ目は社員が自主的に使っていくツールとして、自分の仕事をアレンジできる機能があります。自分の業務画面で、業務計画と管理と進捗を行なうことができますが、この中で自分の得意としている考え方とか、自分の進め方とか、自分の腕前に合った仕事の粒度、難易度に合わせて調整できます。
２つ目は情報発信です。会社の業務はチームプレイが欠かせません。自分だけがうまく進む、それだけでは不十分です。ここがよく誤解されるところなんですけれど、個人の自分がうまくいくだけではダメで、自分の状況を積極的に人に見せたり、開示することも必要です。ただ従来は、人に情報を渡すのに時間がかかっていました。情報共有するためにわざわざ一手間がかかります。しかし、リモシアでは自分の仕事の状況を明確にしながら、そのまま共有するので、人と共有するために工数を取られることがありません。そういう意味でとても使いやすいと思います。
また、従来の課題を解決できるという意味では、今までは相手にどのような情報が必要とされるのかを考えて、それを渡す必要がありました。いらない情報を持っていっても意味がないばかりか、相手にとっても迷惑になるんですよね。だけど、そもそも相手の状況が理解できていないのに、相手が何を必要としているのか見極めるって難しいですよね。でも、自分が出せる情報はとりあえず「ここにあります」と置いて見に来てもらうようにする。そうすると自分では大した情報ではないと思っていたものが、他の人から見たら必要な情報や宝になることもあります。
つまりリモシアは、自分にまつわることを全て書くので、別に人に必要とされるかされないかはあんまり関係なくなります。書き出してそのまま共有するというところが一つの大きな特徴になります。自分の仕事をマネジメントするという意味でも役立ちますし、それイコール情報共有だったり、チーム自体のナレッジにすることもできます。
また、残せる情報にも特徴があります。まとまった情報だけでなく、むしろ時間軸で細かなところも残せるので、残された情報に連続性があり、ほどよいディテールも残せたまま情報共有ができます。今までのもう一つの課題というものが、定性的なものしか残せないというところがありました。「お客さまのところを３件訪問しました。うまくいきました。」「いやなんかうまくいかなかった。」ただこのような情報は、上司や同僚から見ればディテールが見えません。
３件というのが、数字としてははっきりとしているけれど、なんでうまくいっていないと思うのとか、お客様が何を言ったとか・・・。そうするとそれを聞き出すことが必要になります。どのようにメールしたり、電話したのか、結局何をやったのとか、どうしてそこでそのように考えたのかとか、予算の問題なのか、それとも我々が提供するものの機能が足りないのか・・・とか。こういうことをすると、コミュニケーションに結構コストがかかります。
一方でリモシアを使えば、「私がお客様のところへ訪問に行きました。訪問が終わった直後に、お客様がこういったところに一つ文句を言いました。」これでOKなんです。まとめたりする必要がない。お客様はちょっと印象に残ったのはコレと忘れないうちに書き込むだけです。最終的に１日、２日間の動きを上司や他のメンバーが見れば、別にまとめの部分を見なくても、一番気になるところがわかります。そして、本人がその情報を伝えるために時間を投入しているかといえば、そんなことはない。従来とそんなに時間は変わらないけれど、このようなディテールのところが共有されるので、マネジメント層が管理せずに管理できるという点はここに理由があります。
情報は全部見る必要はありません。あとからその必要なところだけを取り出すことができます。例えば、うまくいった、うまくいかないといった時のそこの部分だけをちょっと見たいなと思ったら見れます。マネージャーからすると、仕事の経緯とか、状況が把握しやすくなるので、判断やアドバイスがより適切になります。
業務記録から、個人の特徴に合わせたメンタル面のチェックも可能
また、本人が１日に業務をしながら記録を残した内容から、AIエンジンが自動的にメンタル不調をチェックします。人間ですから日によっても気分が上がったり下がったりというのがあります。ただ、それを単にポイントとして見ることにはあまり意味がなく、その傾向を見ていくことが大切です。いつもネガティブな考え方をしている人であれば、ずーっと低いままであってもあまり問題がなかったりします。一方で、いつもはポジティブな考え方を持っているのに、ある期間は気分が下がり続ける傾向が見えたりすると問題や課題を持っていることが多くなります。それであれば、これはやっぱり問題だよねと言うことになります。
リモシアは連続性のあるデーターとして、状況の変化をAIを通して、毎日相対的に状況を可視化していきます。そうするとマネジメントする人は、その変化に気づくので、突然下がったらその下がった期間を見て、具体的に本人がどのような言動をしていたのかなどを記録を見ながら、その因果関係を推測することができ、手を打ちやすくなります。本人が不調になってから面談をやったとしても、本人もその自覚がなかったりすることも少なくありません。そんな時に、逆に状況をある程度、これまでの情報や記録から何かを把握することができたら、本人の状況に合った質問ができたり、具体的な質問もできるので本人も答えられやすくなると思います。
厚生労働省のホームページには、メンタル不調の繋がる要因を分析した結果が掲載されていますが、実は７割位の影響を占めるのが業務の状況や量です。今、企業ではストレスチェックが義務化されているので本人が答えますが、そのときには詳細のことは覚えてないし、業務内容との関係は全く読めません。そういった意味でもリモシアは、本当の業務内容、業務状況を分析した結果なので、より有効的だと考えています。
メンタルヘルス的にもいいし、業務管理としても本当にPDCAを回す上でも何がボトルネックになっているかがわかりやすくなります。一番狙いたいのはマネージャーが問題があるとわかっただけでは不十分なんで、直さなきゃいけないですよね。事実がわかっていれば、こういったことをしたほうがいいよね、サポートして方がいいよね、しばらくはこういう仕事をさせたほうがいいよねというような対策を講じやすくなります。
社員の自律的な働き方を目指す企業やマネジメントに活用してほしい
Q：メンタルヘルスの不調を一定のレベルで判断するのではなく、一人ひとりの特徴を見ながらわかるというのがすごいですね。リモシアをどのような企業に活用してほしいですか。
A：業務の進め方の可視化、プロセスがより見えるようにしたいという企業や、業務状況や一人ひとりの進め方が見えないということの対応に苦労しているマネジメント層の方におすすめしたいです。また、テレワークで人事評価がやりにくいと感じている企業にも使っていただきたいですね。
個人的には、テレワークは一つの自由に選べる働き方になるといいと思っています。テレワークだからいいとか、悪いとかではなく、働く環境を一人ひとりが自由に選べるような状況を作れるといいですね。また、今後、オフィスの持つ意味や意義は、単に仕事をする場というよりも、社員の社交の場に進化してほしいなと思っています。
今までは定時まではオフィスにいて、定時以降は他の場所に行ってコミュニケーションを図ることが多かったですが、これからの時代はむしろ逆にしてもいいくらいに考えています。仕事はテレワークでもできます。でも、会社を自走型の会社にするのに大事なのは、個人の能動性、自主性、自律性ですし、会社にとっては、求心力を維持し、歩調を合わせるための環境を提供することです。そういった意味で、会社のオフィスは、今後このような役割を担っていくようになると思います。
会社の中で集まって社交的な関係づくりがうまく進めば、自分の社員同士だったらお互いより知り合うことになるので、仕事の連携もしやすくなり、やりやすくなります。また、社内だけでなく社外の人も入ってきやすくすると、社外とのビジネス連携も一層やりやすくなります。集まることは、すごく意味があることで、それを上手に回していくのがこれからの働き方、個人の価値観とか特性とか、そういうところも活かした働き方が求められています。
今までは、同じオフィスの中で同じものを聞いていました。しかし、それぞれが持ち寄る情報が変わってくると、新しいものを取り入れて新しいサービスに繋がることもあるでしょう。オフィス自体が会社の情報の発信源となり、社員だけに対してだけではなく、社会に対しても情報発信できるようになるオフィスづくりも可能になってきます。
まとめ
テレワークという働き方が受け入れられつつありますが、どのように業務やそれに関わる人をマネジメントしていくのかという点は、大きな課題としてあげられる点です。テレワークに取り組んでいるという企業や就労支援機関の話を聞くことがありますが、いわゆる机の前、パソコンの前にいて仕事に取り組んでいる状況にあるかどうかの確認や配慮に関する話が多く（配慮は大切ですが、業務ありきの配慮が必要だと考えています）、本当に業務がどのようにできているのかを確立できているところは少ないと感じています。
今回、お話をお聞かせいただいたリモシアは、「組織が自走するためのツール」として、個人個人が仕事を主体的に捉えて取り組んでいくプロセスを共有したり、情報発信ができることができます。障害者を戦力にしたいという企業は多いですが、そのためにはまず、与えられた仕事をやっているかどうかだけではなく、その仕事を考えて行っていくという教育も必要です。リモシアは、業務をおこないながら、このような教育も同時に行えることができます。
また、一時点の情報だけでメンタルヘルスの不調を判断するのではなく、一人ひとりの特徴を見ながらアラームを察知できるので、障害の有無にかかわらずマネジメントにも活用できるでしょう。テレワークという働き方を本格的に進めたい、障害者を戦力にしていきたいという企業の方はトライアルができますので、まずはお試しください。
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